Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:
Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить:
Использование личного телефона в интересах работодателя возможно в двух вариантах: использование непосредственно аппарата, а также несение работниками затрат на мобильную связь, вызванных переговорами в рамках трудовой деятельности.
Законодатель в ст. 164 ТК РФ определяет компенсации как денежные выплаты, которые установлены для возмещения работнику расходов, понесенных им в целях исполнения им трудовых обязанностей или связанных с трудовыми обязанностей. Согласно ст. 188 ТК РФ в случае если работник с ведома работодателя использует принадлежащее работнику имущество (автотранспорт, какое-либо оборудование, иные технические средства, материалы), работнику выплачивается компенсация за использование и амортизацию указанных вещей и возмещаются расходы, связанные с использованием таких вещей. Работник имеет право на компенсацию, если упомянутые вещи используются в интересах работодателя. Таким образом, компенсация работникам использования телефонов в служебных целях, а также расходов на оплату звонков в интересах службы – не возможность, а необходимость. Т.е. указанная компенсация является обязанностью работодателя.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора (работника и работодателя), совершенным в письменной форме. Согласно ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих по гражданско-правовому договору. Из этого следует, что для возникновения у работодателя обязанности возместить работнику использование им телефона и расходы на мобильную связь, между работодателем и работником обязательно должен быть заключен трудовой договор, а размер компенсации определен либо в самом трудовом договоре, либо в ином двухстороннем соглашении. Вопросы компенсаций также могут быть урегулированы в коллективном договоре или соглашении (статьи 41, 45 ТК РФ).
Указанная выше позиция изложена, в т.ч., в разъяснениях, данных Министерством финансов РФ в письме от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, письме от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138. С данными выводами согласно Управление Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве, указавшее на это в письме от 21.01.2008 г. № 28-11/4115, письме от 18.09.2007 г. № 18-11/3/088759@.
Согласно ст. 209 НК РФ доходы физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются налогом на доходы физических лиц. В соответствии со ст. 24 и 226 организация-работодатель является налоговым агентом по НДФЛ и обязана его исчислить, удержать и уплатить в бюджет. Вместе с тем согласно подп. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работнику в связи с использованием мобильного телефона в интересах службы, а также компенсация расходов на сотовую связь налогом на доходы физических лиц не облагается.
Министерство финансов РФ, Управление Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве в своих письмах подчеркивают, что указанные компенсации должны быть экономически обоснованными. В связи с тем, что налоговое, а также трудовое законодательство не содержат требований или состава документов, которыми должна быть подтверждена обоснованность размера компенсации, суды предоставляют право работодателю самостоятельно определять порядок компенсации работникам расходов на используемые мобильные телефоны и расходов на мобильную связь и перечень документов, подтверждающих такие расходы (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24.06.2011 по делу № А35-8471/2009).
Резюме
Исходя из вышеизложенного, примерный состав документов для осуществления компенсаций работникам за используемые для нужд работы мобильные телефоны и компенсации расходов на мобильную связь таков:
Размер компенсации, как указано выше, определяется либо на основании письменного соглашения с работником, либо (в случае компенсации расходов на мобильную связь) – на основании счетов оператора. В случае если тариф – безлимитный, можно оплачивать его полную стоимость. Если сумма зависит от времени разговоров, целесообразно определять стоимость звонков по работе на основании детализации счета, предоставленного работником.
Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!