Обязательный состав кадровых документов ООО

Какой штатный пакет кадровых документов нужно иметь ООО помимо трудовых договоров с сотрудниками?

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

  • Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
  • Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
  • Правила противопожарного режима в РФ (утв. Постановлением Правительства от 25.04.2012 г. № 390);
  • Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»;
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 5 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
  • Порядок обучения по охране труда (утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 13.01.2013 г. № 1/29;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2012 г. № 558);
  • Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 г. № 14589/11;
  • Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 21.01.2011 г. по делу № А33-7629/2010;
  • Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.02.2009 г. по делу № А56-7625/2008;
  • Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011 г. № 342н «Об утверждении порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда».
  • Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить следующее.

    Не существует единого установленного и обязательного к исполнению перечня документов в области кадрового делопроизводства обязана иметь коммерческая организация. В отдельных статьях отдельных нормативных актов встречаются указания на ряд отдельных документов, которые, как указывает законодатель, должны иметься в организации. Перечень таких документов может изменяться в зависимости от специфики деятельности организации.

    Согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан оформить трудовой договор с работником в письменной форме в срок не более трех дней с момента фактического допуска работника работодателем к работе. Обязательной формы трудового договора не установлено, но законодателем определены условия, которые должны быть определены в трудовом договоре. Эти условия определены в ст. 57 ТК РФ.

    В соответствии со ст. 244 ТК РФ работодатель вправе в установленных случаях заключить с работником договор о полной материальной ответственности. Если работодатель принял решение о заключении договоров о полной материальной ответственности с работниками, чьи должности или трудовые функции перечислены в Постановлении Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности», он обязан иметь и хранить указанные договоры.

    Если работодатель считает необходимым повышение квалификации своих работников и направление их на обучение за счет работодателя, то работодатель заключает в соответствии со ст. 198 ТК РФ ученический договор, который является дополнительным к трудовому. Условия, по которым достигается согласие в ученическом договоре, перечислены в ст. 199 ТК РФ.

    Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель обязан с учетом мнения представительного органа работников утвердить график ежегодных оплачиваемых отпусков. Указанный документ обязательно должен иметься в организации. Срок его принятия – не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года.

    Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у работодателя свыше пяти дней при условии, что данная работа является для работника основной. Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Согласно п. 35 указанного Постановления трудовые книжки хранятся в организации все время работы у них работника.

    Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 5 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы как по учету рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13), так и личные карточки работника (формы № Т-2 и Т-2ГС(МС), чья обязательность предусмотрена пунктами 12 и 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Следует знать, что в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указанные формы, как формы первичных учетных документов, не являются обязательными. Руководитель организации по представлению главного бухгалтера может утвердить другие формы, более удовлетворяющие требованиям организации.

    Также обязательным является штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка, обязательность которых установлена ст. 189 ТК РФ, иные локальные нормативные акты, в которые включаются положения, отсутствующие в правилах внутреннего трудового распорядка.

    Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан с учетом представительного органа работников утвердить форму расчетного листка, с помощью которого работодатель будет информировать каждого работника о размере его заработной платы и иных выплат.

    От имени работодателя (общества с ограниченной ответственностью) трудовые договоры заключает единоличный исполнительный орган организации как лицо, уполномоченное вступать во внешние отношения от имени общества без доверенности, что подтверждается судебной практикой, например, постановлением Третьего арбитражного апелляционного суда от 21.01.2011 г. по делу № А33-7629/2010, постановлением Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.02.2009 г. по делу № А56-7625/2008. Исключение сделано лишь для самого единоличного исполнительного органа общества, трудовой договор с ним в ряде случаев может не заключаться. Поэтому в организации также должны храниться документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего от имени работодателя трудовые договоры. Со стороны работодателя может выступать также и уполномоченный приказом, доверенностью, положениями трудового договора, должностной инструкцией и т.п. работник.

    Согласно ст. 212 ТК РФ на работодателя возложена обязанность по разработке и утверждению правил и инструкций по охране труда, иные документы по охране труда, такие, как журналы проведения инструктажей по охране труда, первичного, повторного, внепланового, целевого инструктажей (п. 2.1.3. Порядка обучения по охране труда (утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 13.01.2013 г. № 1/29).

    Необходима инструкция по мерам противопожарной безопасности, утвержденная согласно Правилам противопожарного режима в РФ      (утв. Постановлением Правительства от 25.04.2012 г. № 390).

    Согласно ст. 103 ТК РФ при наличии в организации работы, которая осуществляется посменно, работодатель обязан разработать, утвердить и хранить графики сменности.

    Прием на работу, увольнение с работы, отпуск и пр. оформляются приказами работодателя, которые также подлежат хранению.

    Согласно ст. 209 ТК РФ в случаях, установленных Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011 г. № 342н «Об утверждении порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда» также необходимы документы, подтверждающие проведенную аттестацию по условиям труда.

    Резюме

    Помимо трудовых договоров с работниками организация должна иметь:

    • Договор о полной материальной ответственности;
    • Ученический договор;
    • График отпусков;
    • Трудовые книжки всех работников, проработавших свыше пяти дней и работающих у работодателя по основному месту работы;
    • Табель учета рабочего времени работников;
    • Личная карточка работника;
    • Штатное расписание организации;
    • Правила внутреннего трудового распорядка;
    • Документы, подтверждающие полномочия лица, заключающего трудовые договоры с работниками от имени работодателя;
    • Инструкции по охране труда;
    • Журналы проведения инструктажей по охране труда, журналы первичного, внепланового, целевого инструктажей;
    • Инструкция по мерам противопожарной безопасности;
    • График сменности;
    • Перечень рабочих мест, подлежащих аттестации;
    • Карты аттестации рабочих мест;
    • Протоколы оценки травмобезопасности рабочих мест;
    • Протоколы оценки обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты на рабочих местах;
    • Протоколы оценки опасных и вредных производственных факторов на рабочих местах;
    • Ведомости рабочих мест подразделений организации; сводная ведомость рабочих мест организации;
    • План мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации;
    • Протокол заседания аттестационной комиссии по результатам аттестации;
    • Информация об аттестующей и аттестуемой организациях;
    • Приказ о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда и привлечении к этой работе аттестующей организации;
    • Приказ о завершении аттестации рабочих мест и утверждении её результатов.

    Кадровая документация хранится в течение сроков, указанных в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2012 г. № 558), который является обязательным для коммерческих организаций в соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 г. № 14589/11.

    Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Звоните сейчас!