Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:
Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить следующее.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании с согласия работодателя работником своего личного имущества, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные с использованием такого имущества и компенсировать износ имущества работника. Нормы указанной статьи распространяются также на случаи, когда работник использует имущество не имея согласия на это работодателя, но работодателю известно о факте использования имущества работником в служебных целях. Под имуществом работника понимаются средства транспорта, оборудование, иные технические средства и материалы.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора (работника и работодателя), совершенным в письменной форме. Согласно ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих по гражданско-правовому договору. Из этого следует, что для возникновения у работодателя обязанности возместить работнику использование им телефона и расходы на мобильную связь, между работодателем и работником обязательно должен быть заключен трудовой договор, а размер компенсации определен либо в самом трудовом договоре, либо в ином двухстороннем соглашении. Вопросы компенсаций также могут быть урегулированы в коллективном договоре или соглашении (статьи 41, 45 ТК РФ).
Указанная выше позиция изложена, в т.ч., в разъяснениях, данных Министерством финансов РФ в письме от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, письме от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138. С данными выводами согласно Управление Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве, указавшее на это в письме от 21.01.2008 г. № 28-11/4115, письме от 18.09.2007 г. № 18-11/3/088759@.
Согласно ст. 209 НК РФ доходы физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются налогом на доходы физических лиц. В соответствии со ст. 24 и 226 организация-работодатель является налоговым агентом по НДФЛ и обязана его исчислить, удержать и уплатить в бюджет. Вместе с тем согласно подп. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работнику в связи с использованием мобильного телефона в интересах службы, а также компенсация расходов на сотовую связь налогом на доходы физических лиц не облагается. Страховыми взносами компенсации также не облагаются, что подтверждено постановлением Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.06.2012 г. по делу № А55-32022/2011.
В соответствии с п. 1 ст. 861 ГК РФ допускаются безналичные расчеты между юридическими лицами и гражданами. Расчеты могут производиться, в т.ч., платежными поручениями. Форма платежного поручения, а также порядок осуществления расчетов платежными поручениями утвержден Положением о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 за № 383-П).
Резюме
Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» любой факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Указанной статьей установлены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичном учетном документе.
Для надлежащего оформления безналичного перечисления денежных средств работнику от работодателя в связи с компенсацией использования личного автомобильного транспорта в служебных целях, необходим, во-первых, документ, устанавливающий размер компенсации: трудовой договор, иное соглашение, коллективный договор, соглашение. Трудовой договор может также содержать ссылку на локальный нормативный акт организации, с которым работник обязательно должен быть ознакомлен.
Реквизиты для перечисления денежных средств должен сообщить, естественно, сотрудник. Реквизиты могут содержаться в его заявлении с просьбой перечислять сумму компенсации на определенный банковский счет, или могут быть указаны непосредственно в трудовом договоре.
Следующим необходимым документом является бумага, подтверждающая факт использования работником автомобиля в интересах службы в определенный период. Это может быть, например, акт, подписываемый работником и работодателем по истечении месяца, докладная записка сотрудника отдела кадров и составленный по результатам месяца приказ руководителя по организации, доведенный до сведения работников под роспись.
Наконец, сам факт перечисления денежных средств оформляется платежным поручением, оформленным в соответствии с установленными требованиями.
Указанные выше документы являются первичными учетными документами, удостоверяющими факт установления работником и работодателем размера компенсации за использование личного автомобиля, факт использования работником личного автомобиля в служебных целях в конкретном периоде, факт выплаты работодателем компенсации своему сотруднику, т.е. документами, оформляющими факты хозяйственной жизни экономического субъекта – организации или индивидуального предпринимателя.
Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и быть утверждены руководителем организации (или необходимо использовать формы, утвержденные иными компетентными органами, например, форму платежного поручения).
Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!